Як написати доповідну?

Як написати доповідну?

Доводжу до вашого відома, Звертаюся до вас, тому що. — Знайомо? Співробітники ще й не таке напишуть. А нам потім исправляй, переписуй. Так що давайте відразу будемо писати доповідні правильно Доповідна записка є інформаційно-довідковим документом, адресуються, наприклад, безпосереднього керівника або керівнику організації і містить грунтовний виклад якогось питання з висновками і пропозиціями укладача.

Особливість таких записок полягає в тому, що вони забезпечують зв’язок об’єктів управління по вертикалі — знизу вгору, тобто направляються від нижчестоящого посадової особи вищестоящому. Доповідні записки можуть складатися з питань основної діяльності, з кадрових (переведення працівника на іншу роботу, накладення дисциплінарного стягнення, притягнення до матеріальної відповідальності і т. п.), адміністративно-господарських питань і т. п. Доповідні записки складаються у випадках, коли у працівника виникає необхідність проявити ініціативу у врегулюванні якогось питання (внести пропозицію), висловити у письмовій формі незгоду з рішенням, прийнятим керівником, а також при виникненні розбіжностей з якого-небудь виробничому питання з іншими працівниками (структурними підрозділами), не підпорядкованими по посади, коли проблему можна вирішити тільки за безпосередньої участі керівника.

Наприклад, доповідні записки складаються при внесенні пропозицій про зміцнення матеріально-технічної бази конкретного структурного підрозділу, про виділення фінансування для будь-яких цілей, переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший і т. д. Доповідна записка складається і в тому випадку, коли працівник просить керівника дати доручення іншим, чи не підлеглим йому особам. Зміст Залежно від змісту доповідної записки автор може сформулювати в ній висновки, пропозиції або обмежитися простим викладом фактів. Виходячи з цього структура доповідної записки, як правило, представлена наступними смисловими розділами. Розділ 1. Констатуючий: виклад причин, фактів або подій, що послужили приводом для написання тексту. Розділ 2. Аналізує: аналіз ситуації, що склалася і приведення можливих варіантів вирішення проблеми.

Даний розділ є рекомендаційним — його наявність залежить від конкретних обставин. Розділ 3. Резюмують: опис висновків, думок, прохань або пропозицій про конкретні дії, які, на думку автора записки, необхідно вжити. Насамперед, у доповідній записці необхідно сформулювати свою позицію, а потім привести переконливі аргументи на її користь.

Текст записки викладається від першої особи однини. Не робіть вступних промов: не треба ніяких Доводжу до Вашого відома, Звертаюся до Вас, тому що. і т. д. Краще почати виклад так: По Вашим дорученням я провела. , На виконання наказу. , Відповідно до плану. і т. п. позбавлятися текст від слів-паразитів — вони виробляють не найприємніше враження і говорять про недостатній словниковому запасі автора.

Не рекомендуємо в заключній частині тексту писати: Вноситься на ваш розгляд, доповідаю для прийняття рішення і т. п. Наприкінці записки слід чітко вказати внесене пропозицію (чи прохання), зробити висновки. Закінчувати текст краще словами: Вважаю за необхідне. (Доцільним і т. д.), Пропоную. , Прошу. (Виділити, направити) і т. п. Складаючи документ, не забувайте, що стислість — сестра таланту. З урахуванням зайнятості адресата він пробіжить очима першу сторінку і або прийме рішення, чи забуде про викладені пропозиціях, на другому ж у нього, швидше за все, не вистачить часу. Оформлення Внутрішні доповідні записки складаються із зазначенням всіх необхідних реквізитів, розташованих у відповідності з ГОСТ 6. 30-2003 Уніфіковані системи документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, введеним в дію постановою Держстандарту Росії від 03. 03. 2003 65-ст. адресат (посадова особа, до якої звертаються); підпис укладача.

При оформленні цих реквізитів слід пам’ятати ряд правил Правило 1. При адресуванні записки посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування структурного підрозділу організації зазначають у називному відмінку. Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку. Правило 2. Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст доповідної записки.

У ньому не рекомендується використовувати дієслівні конструкції. Заголовок до тексту оформляється за допомогою отглагольного іменника у місцевому відмінку і починається приводом О або Про.

Правило 3. Записка може бути представлена в текстовому і табличному варіантах або в їх поєднанні. Правило 4. Позначку про наявність додатка, названого в тексті записки, оформляють таким чином: Додаток: на 3 л. в 1 прим.

Якщо записка має додаток, що не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників. Правило 5. До складу реквізиту Підпис входять: найменування посади особи, яка підписала записку; особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище). Реєструються доповідні записки в спеціальних реєстраційних формах, наприклад в Журналі реєстрації доповідних і пояснювальних записок. Web-семінар Боїтеся перевірок ГИТ? Допоможемо підготуватися.

Розповімо, як пройти. Навчимо, як оскаржити результати.

Як написати доповідну?

Сподобалася стаття? Поділися нею з друзями!